Ich habe beschlossen dieses Jahr das System meiner Rechnungsnummern zu ändern. Es muss ja nicht jeder Kunde wissen, wie viele Rechnungen ich ausstelle. :)
Schön fände ich ein System wie dieses: 2008-xyz-01. 2008 wäre (offensichtlich) das aktuelle Jahr, xyz wäre ein eindeutiges Kürzel für jeden Kunden und 01 eine fortlaufende Nummer.
Aber ist dieses System zulässig? Dummerweise herrscht wohl einige Verwirrung darüber, welche Nummernsysteme erlaubt sind, und welche nicht.
Im Umsatzsteuergesetz (§14) steht folgendes:
(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
[…]
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
[…]
Hmm, ok, das Kunden-Kürzel ist eindeutig keine Nummer (auch wenn man das aus Datenverarbeitungssicht vielleicht anders sehen könnte *g*), damit wäre mein Wunsch-System wohl nicht zulässig.
Das Bundesfinanzministerium hat allerdings in einem offiziellen Schreiben vom 29.1.2004 (IV B 7 – S 7280 – 19/04) folgendes mitgeteilt:
Bei der Erstellung der Rechungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
(Kapitel 3.3 / Absatz 41)
Das klingt schon wieder aufmunternder. :) Nur was ist eine Buchstabenreihe? Fällt ein Kunden-Kürzel darunter?
In manchen Foren wird vermutet, dass die Vorschrift dazu dient, dass das Finanzamt kontrollieren kann, ob man irgendwelche Rechnungen „heimlich“ ausgestellt und unterschlagen hat. Die Oberfinanzdirektion Hannover sieht das anders:
Durch die Angabe einer fortlaufenden Nummer in der Rechnung (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Wie die Ausnahmeregelung in § 33 UStDV für die Kleinbetragsrechnungen (siehe dazu unten Tz. 8) zeigt, dient die Rechnungsnummer nicht der Vollständigkeitsüberprüfung.
Auch die bereits zitierte Mitteilung des Bundesfinanzministeriums sieht das so:
Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll ab [sic] sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist.
[…]
Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
Beim Beispiel eines internationalen Konzerns könnte das Finanzamt dann auch nicht mehr überprüfen, ob alle Rechnungen lückenlos erfasst wurden. Daraus folgere ich, dass auch eindeutige Buchstaben-Kürzel in der Rechnungsnummer zulässig sind.
Nur eines macht mir Sorgen: Ein Forenbenutzer hat berichtet, dass eine solche Rechnung mal bei einer Umsatzsteuerprüfung angekreidet wurde („Keine fortlaufende Rechnungsnummer“). *seufz*
Da aber auch Buchprüfer mal falsch liegen können und ich die offiziellen Mitteilungen eigentlich relativ eindeutig finde, versuche ich es trotzdem mal mit diesem System. Falls sich jemand beschwert werde ich diesen Artikel aktualisieren.
Wer mehr Informationen hat, darf diese gerne per Kommentar ergänzen.
meine rechnungsnummern sehen haargenau so aus. aktuelles jahr-kundennummer-fortlaufende nummer, also bspw:
2008-001-00001
bisher hat sich noch niemand drüber beschwert. mir hatten damals mehrere leute gemacht dass ich das so machen könne, hauptsache die letzten ziffern sind fortlaufend.
meine hand dafür ins feuer legen würd ich aber auch nicht.
Deine Variante dürfte etwas unproblematischer sein, da sie ja nur aus Nummern besteht. Auf Kunde 001 folgt Kunde 002, etc. Ich denke, da kannst Du Dir ziemlich sicher sein, keine Probleme zu bekommen. (werde aber auch nicht meine Hand dafür ins Feuer legen *g*)
Ich verwende aber keine Kundennummer, sondern ein Kürzel. Dadurch kann man anhand der Rechnungsnummer nicht die Kunden durchzählen.
Das ist eigentlich auch grade der Sinn an der Sache, denn sonst kann man ja sehen, wie viele Kunden ich habe. Fände ich auch doof. :) Ich könnte die Zählung natürlich irgendwo bei einer Fantasiezahl beginne, sodass der erste Kunde beispielsweise Nummer 5001 wäre, aber das erscheint mir dann auch etwas uncool. :)
hallo, ich kann mir auch vorstellen das o.g. system zu nutzen. was mich dabei allerdings interessiert ist, wie das kürzel für den jeweiligen kunden vergeben wird? wie geht man z.b. bei unterschiedlichen kunden mit gleichem namen vor (wenn man nicht gerade eine software besitzt, die kundennummern generiert)? grüße jos
jos: Ich würde sagen, das fällt unter künstlerische Freiheit. :)
Spontanes Beispiel: Peter Maier läuft unter MAYER und ein Michael Mayer wird Kunde. Dem zweiten könnte man dann das Kürzel M-MAYER geben. Oder MMAYER.
Wenn man allerdings so viele verschiedene Kunden hat, dass sowas häufiger vorkommt sollte man sich aber vielleicht eh überlegen, auf Kunden_nummern_ umzusteigen.
o.k., dann ist alles klar. ich war in der annahme du verwendest ein system, mithilfe dessen du jedem kunden einen bestimmten kurzen buchstabencode zuweist. grüße
Hm, sehr schwierig. Ich habe mein System damals leider sehr „offensichtlich“ ausgestellt, so das jeder sehen kann, der wieivielte Kunde er ist und wieviele Rechnungen ich bereits ausgestellt habe.
Wenn ich aber überlege, wie Amazon Rechnungen „nummeriert“, dann kann das System nicht wirklich so strikt sein. Dort ist quasi nur eine Zeichenkombination als RgNr. angegeben. Die ist zwar definitiv eindeutig aber nicht durchgehend.
Vielleicht gibt es aber auch weniger strikte Vorgaben bei der Erstellung an private Kunden.
Weiß da evtl. einer was?